SECRÉTAIRE D'ÉTABLISSEMENT / POLYVALENT.E F/H
Créée il y a plus de 50 ans, France terre d’asile est une association de promotion des droits humains et de prise en charge des personnes en besoin de protection : demandeurs d’asile, réfugiés, mineurs isolés étrangers. Au quotidien, l’association accueille, informe, héberge et accompagne ces personnes dans leurs démarches administratives, sociales et d’insertion.
Association majeure sur le secteur de l’asile, elle est présente dans 11 régions et 60 villes, à travers le pilotage de plus de 130 structures, établissements, dispositifs et plates-formes, qui ont accompagné plus de 90 000 personnes en 2022.
Contexte
Les champs d’intervention de la Direction Intégration, emploi/logement sont vastes et les contours en sont évolutifs : outre le pilotage et la consolidation des actions en matière d’insertion sociale et professionnelle et des dispositifs expérimentaux d’hébergement et d’autonomisation des publics accueillis, il s’agit de veiller à impulser une transversalité des interventions, de renforcer l’expertise acquise sur les différents champs de l’insertion sociale, professionnelle, de l’accès au logement et ou encore de l’insertion par la mobilité géographique et de développer de nouvelles activités.
Le programme AGIR Paris (Accompagnement global pour l’intégration des réfugiés) est un dispositif départemental mis en place par l’Etat visant à offrir un accompagnement global personnalisé des bénéficiaires d’une protection internationale (BPI), vers l’emploi et le logement durables, qu’elles soient ou non hébergées dans le Dispositif national d’accueil (DNA). Mise en œuvre à Paris par France Terre d’Asile à partir de novembre 2023, le programme AGIR Paris se structure autour de 2 activités :
- L’accompagnement global des BPI grâce des intervenants sociaux,
- L’appui et la coordination des acteurs locaux de l’intégration.
L’accompagnement individualisé est mené dans une logique de subsidiarité, de prise de relais et de sécurisation du parcours avec les acteurs de droit commun et les gestionnaires de programmes spécifiques vers lesquels les BPI sont orientés.
Les professionnels œuvrant à la réalisation de la prestation d’appui et de coordination des acteurs locaux, mettent en place des partenariats permettant la pleine garantie des droits et la prise en considération des besoins des BPI accompagnés.
Vos missions
En qualité de Secrétaire polyvalent et sous l’autorité de la Directrice, vous êtes en relation étroite avec le comptable et l’agent d’accueil du programme et êtes en charge de missions variées telles que l’organisation de l’accueil physique et téléphonique des personnes (réfugiés, partenaires, salariés, etc.), organisation de la réception du courrier et élaboration de documents administratifs de l’établissement, appui à la gestion du temps de travail des salariés, de tâches administratives diverses qui pourraient vous êtes confiées.
Vos missions principales sont les suivantes :
- Organisation de l’accueil (par l’agent d’accueil) et remplacement de l’accueil en l’absence de l’agent.
- Tenue du standard et des appels téléphoniques et orientation des appels vers les services internes et/ou externes ;
- Traitement du courrier (réception, enregistrement, classement, distribution, affranchissement, diffusion…) ;
- Suivi de stocks (fournitures, équipements, petits matériels, produits…) et passage de commandes (réception, suivi utilisation, inventaires…) ;
- Rédaction et modification d’écrits professionnels ;
- Renseignement d'une base de données "métiers" et/ou de tableurs Excel (statistiques et indicateurs…) ;
- Réalisation d'activités administratives diverses (réservation hôtel/salle/billets déplacements, organisation réunions et tenue d'agenda…);
- Déclaration de sinistres auprès des assureurs et suivi du dossier ;
- Demande de devis ;
- Gestion des Tickets restaurant (réception, enregistrement, distribution, contrôle, diffusion) ;
- Tenue des tableaux d'information et des affichages obligatoires.
Cette liste n'est pas exhaustive, d'autres missions en lien avec le poste pourront vous être confiées.
CDD temps plein à terme incertain (39h/semaine) à pourvoir dès que possible et au minimum jusqu'au 06.01.2025. Salaire à partir de 25 633€ bruts annuels.
Formation
Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac Pro à Bac+2 dans les filières du secrétariat, de l'accueil, de l'assistanat de gestion.
Expérience
Vous attestez d’une expérience professionnelle d’au moins deux ans à un poste équivalent.
Compétences
- Vous connaissez les techniques de traitement de l'information et êtes capables d'assimiler et d'appliquer les règles et procédures internes.
- Rigueur, précision, confidentialité, fiabilité et méthode,
- Parfaite maîtrise du pack office,
- Bonnes qualités rédactionnelles,
- Maitriser les outils informatiques appliqués à la comptabilité et au secrétariat (logiciel de compta CEGI) est un plus
Connaissances
- Capacités à assimiler et appliquer les règles et procédures internes.
- Anglais
Salaire ou indemnités
2068€ bruts mensuels selon Convention Collective France terre d’asile et expérience (complément Ségur inclus).
Avantages
Mutuelle groupe + tickets restaurant d’une valeur de 10€ (prise en charge à 60 % de l’employeur) + remboursement à 50% du transports en commun + 6ème semaine de congés annuels + 20 RTT/an + 68€ bruts mensuels indemnité résidence IDF.
Conditions d'exercice
- Liens fréquents avec les usagers.
- Télétravail régulier possible à partir de 4 mois d'ancienneté.
- Respect de l'image de l'association, des codes éthiques, de la confidentialité des données / informations détenues.
- Devoir de réserve.