Secrétaire d'établissement / polyvalent F/H
Créée il y a plus de 50 ans, France terre d’asile défend les droits des personnes exilées à l’échelle nationale et européenne à travers des actions de plaidoyer et de sensibilisation. L’association accompagne les demandeurs d’asile, personnes réfugiées et mineurs non accompagnés en leur offrant accueil, hébergement et soutien dans leurs démarches administratives, sociales et d’intégration. Présente dans 10 régions et 60 villes, elle compte plus de 130 structures et a accompagné plus de 90 000 personnes en 2024.
Engagée pour un environnement de travail inclusif et durable, France terre d’asile encourage la diversité et l’égalité professionnelle et lutte contre toute forme de discrimination liée au genre, à l’origine ou à l’orientation sexuelle. Nous appliquons un accord handicap en faveur de l'insertion et du maintien en emploi des personnes en situation de handicap, ainsi qu'un accord Mobilité durable pour favoriser les déplacements écoresponsables.
Contexte
La Direction de l’Hébergement accompagné pilote l’ensemble des dispositifs d’hébergement pour demandeurs d’asile et pour bénéficiaires de la protection internationale : centres d’accueil pour demandeurs d’asile (Cada), hébergements d’urgence pour demandeurs d’asile (Huda), centres provisoires d’hébergement (CPH), ainsi que d’autres dispositifs ad hoc. Au sein de la DIHA, ces établissements visent à accompagner les demandeurs d’asile dans leurs démarches administratives, juridiques et sociales, ainsi qu’à favoriser l’insertion sociale et professionnelle des bénéficiaires de la protection internationale : accès à l’emploi et au logement, apprentissage de la langue, autonomisation des bénéficiaires, etc.
Le Dispositif Provisoire d’Hébergement pour Réfugiés Statutaires, est un dispositif ad hoc de type CPH (Centre Provisoire d’Hébergement). Il a pour mission d'accompagner les parcours d’inclusion sociale et d’intégration des bénéficiaires d’une protection internationale ou subsidiaires sortant des Centres d’accueil pour demandeurs d’asile parisiens, des Hébergements d’urgence pour demandeurs d’asile et des plates formes parisiennes. Il bénéficie d’une capacité d’accueil de 400 places sous la forme d’appartements partagés en diffus sur toute l’Ile de France et dispose également d’un accueil de jour cofinancé par le « Fonds Asile Intégration Migration » délivrant différentes actions auprès de BPI du milieu ouvert.
Vos missions
Au sein d’une équipe pluridisciplinaire, vous êtes en charge de l'accueil, du standard, du secrétariat classique et de tâches administratives diverses au sein d'un établissement ou d'une structure.
Vos missions principales sont les suivantes :
- Accueil physique, orientation vers les services internes et/ou externes, contrôle des entrées, analyse et diffusion des informations, adaptation aux situations d'urgence pour alerte ;
- Tenue du standard et des appels téléphoniques et orientation des appels vers les services internes et/ou externes ;
- Traitement du courrier (réception, enregistrement, classement, distribution, affranchissement, diffusion…) ;
- Suivi de stocks (fournitures, équipements, petits matériels, produits…) et passage de commandes (réception, suivi utilisation, inventaires…) ;
- Rédaction et modification d’écrits professionnels ;
- Renseignement d'une base de données "métiers" et/ou de tableurs Excel (statistiques et indicateurs…) ;
- Réalisation d'activités administratives diverses (réservation hôtel/salle/billets déplacements, organisation réunions et tenue d'agenda…);
- Déclaration de sinistres auprès des assureurs et suivi du dossier ;
- Demande de devis ;
- Gestion des Tickets restaurant (réception, enregistrement, distribution, contrôle, diffusion) ;
- Tenue des tableaux d'information et des affichages obligatoires.
Cette liste n'est pas exhaustive, d'autres missions en lien avec le poste pourront vous être confiées.
CDD temps partiel à terme incertain (17h30/semaine) à pourvoir dès que possible, et au minimum jusqu'au 28.02.2026. Salaire de 12 816€ bruts annuels.
Formation
Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac Pro à Bac+2 dans les filières du secrétariat, de l'accueil, de l'assistanat de gestion.
Expérience
Vous attestez d’une expérience professionnelle d’au moins deux ans à un poste équivalent.
Compétences
Vous savez accueillir, informer et orienter une personne. Vous savez collecter et traiter des informations, rédiger des écrits professionnels et utiliser une base de données métier. Vous savez travailler en équipe.
Connaissances
Vous connaissez les techniques de traitement de l'information et êtes capables d'assimiler et d'appliquer les règles et procédures internes.
Salaire ou indemnités
1068€ bruts mensuels selon Convention Collective France terre d’asile et expérience (complément Ségur inclus).
Avantages
Mutuelle groupe, carte restaurant (10€, pris en charge à 60 %), remboursement à 50% des transports en commun, 6 semaines de congés annuels, 16j/an de congés menstruels possibles.
Conditions d'exercice
- Liens fréquents avec les usagers.
- Télétravail régulier possible à partir de 4 mois d'ancienneté.
- Respect de l'image de l'association, des codes éthiques, de la confidentialité des données / informations détenues.
- Devoir de réserve.
- Aménagements pouvant être envisagés selon l’accessibilité de l’établissement pour les personnes en situation de handicap.